Zmluva je podpísaná, nástup je o pár dní a klient čaká, že sa veci pohnú. Prvý mesiac na interim projekte rozhoduje o tom, či budete mať v závode autoritu, alebo budete do konca projektu dobiehať dojem z prvých týždňov.
Tento článok opisuje interim projekt v praxi z pohľadu experta: čo si dohodnúť pred prvým dňom, čo robiť v prvom týždni, kedy prísť s diagnózou a prvými opatreniami a čo má byť hotové na konci štvrtého týždňa. Nájdete tu aj chyby, ktoré pokazia inak dobrý začiatok.
Interim projekt v praxi stojí na písomne dohodnutom zadaní a právomociach, týždni priamo vo výrobe, diagnóze potvrdenej vedením v druhom a treťom týždni a pláne s KPI a prvým reportom do konca prvého mesiaca. Odovzdanie agendy plánujete od prvého dňa.
- Zadanie písomne: cieľ, rozhodovacie právomoci, komu reportujete a kam eskalujete, a to ešte pred nástupom.
- Prvý týždeň patrí faktom: obchôdzky výroby, rozhovory s tímom a dáta o OTIF, reklamáciách a otvorených 8D.
- V druhom a treťom týždni potvrdíte diagnózu s vedením a stabilizujete najpálčivejší problém krokmi, ktoré je vidieť.
- Na konci mesiaca má klient plán do konca projektu, merateľné KPI, prvý report a návrh odovzdania agendy.
- Najčastejšie chyby sú zaťahovanie do internej politiky, sľuby navyše a rola poradcu tam, kde klient čakal vlastníka problému.
Pred prvým dňom: zadanie na papieri
Veľa problémov na interim projektoch má pôvod v rozhovore pred podpisom. Ak nie je jasné, čo máte dosiahnuť a s akou právomocou, strávite prvé týždne vyjednávaním o vlastnej roli. Pred nástupom si preto vyžiadajte písomné potvrdenie týchto bodov.
- Cieľ projektu v jednej alebo dvoch vetách a spôsob, ako sa bude merať: OTIF, otvorené reklamácie, termín SOP alebo úspešný zákaznícky audit
- Rozhodovacie právomoci: o ľuďoch v tíme, o výdavkoch, o zmenách procesov a o komunikácii so zákazníkom
- Komu reportujete, ako často a v akej forme
- Eskalačná cesta: na koho sa obrátite, keď rozhodnutie presahuje vaše právomoci alebo sa niekde zasekne
- Prístup k dátam a systémom od prvého dňa: ERP, reklamačný systém, PPAP dokumentácia, zákaznícke portály
- Kto po vašom odchode prevezme agendu
- Ako a kedy vedenie predstaví vašu rolu tímu
Ak klient na niektorý bod nevie odpovedať, aj to je užitočná informácia. Zapíšte si ju a vráťte sa k nej na konci prvého týždňa, keď už budete vedieť viac.
Ako vyzerá interim projekt: prvých 30 dní krok za krokom
Každé zadanie je iné, ale rytmus prvého mesiaca sa opakuje pri riešení zákazníckej eskalácie v kvalite, pri spúšťaní novej výroby aj pri relokácii liniek. Časy sú orientačné. Pri akútnej eskalácii sa prvé dva kroky stlačia do niekoľkých dní.
- 01
Týždeň 1: počúvať a vidieť
Choďte priamo do výroby (gemba), na každú zmenu aspoň raz. Stretnite sa s tímom, s vedúcimi zmien, s kvalitou, logistikou a nákupom. Vyžiadajte si dáta a oddeľte fakty od názorov.
- 02
Týždeň 2 až 3: diagnóza a prvé opatrenia
Predstavte vedeniu, čo ste zistili, a dohodnite si priority. Stabilizujte najpálčivejší problém a urobte prvé opravy, ktoré si všimne tím aj zákazník.
- 03
Týždeň 4: plán do konca projektu
Pripravte plán s míľnikmi a KPI, odovzdajte prvý report a návrh, ako na konci odovzdáte agendu.
Prvý týždeň: výroba, ľudia a dáta
V prvom týždni najviac získate tým, že veľa počúvate a málo meníte. Ľudia v závode vás pozorne sledujú a ich prvý dojem rozhodne o tom, koľko vám neskôr povedia. Choďte na linku, do skladu, na príjem a na kontrolu kvality. Pýtajte sa operátorov a majstrov, čo ich zdržiava, a nechajte ich dohovoriť.
Súčasne si vyžiadajte čísla. Hľadáte rýchle fakty, ktoré sa dajú overiť, hotovú analýzu od vás ešte nikto nečaká.
- OTIF a nedodávky voči hlavným zákazníkom za posledné mesiace
- Otvorené reklamácie a 8D reporty, ich stav a termíny dohodnuté so zákazníkom
- Stav PPAP pri nových dieloch a termín SOP, ak ide o spustenie novej výroby
- Výsledky posledného zákazníckeho auditu a otvorené nápravné opatrenia
- Hodnotenie dodávateľov a otvorené eskalácie v supplier quality
Na konci týždňa by ste mali vedieť pomenovať dva alebo tri problémy, ktoré ťahajú výsledok nadol, a poznať ľudí v tíme, ktorí im rozumejú najlepšie.
Druhý a tretí týždeň: diagnóza a prvé viditeľné výsledky
Diagnózu predstavte vedeniu skôr, ako začnete robiť veľké zmeny. Stačí krátke stretnutie: čo ste videli, čo považujete za príčinu a čo navrhujete riešiť ako prvé. Ak vedenie vidí situáciu inak, je lepšie to zistiť v druhom týždni ako v treťom mesiaci.
Potom stabilizujte najpálčivejší problém. Pri zákazníckej eskalácii to môže byť denné riadenie otvorených 8D s jasným vlastníkom každého bodu, pri spúšťaní výroby týždenný prehľad PPAP po dieloch a dodávateľoch. Prvé opravy majú byť malé a viditeľné, aby tím videl, že sa veci hýbu.
Dobrým príkladom je projekt pre Bugatti Rimac. Počas prípravy nových modelov potreboval klient rýchlo posilniť supplier quality tím a traja interim supplier quality engineeri obnovili pravidelnú komunikáciu s viac ako 30 dodávateľmi.
Po insolvencii dodávateľa v Nemecku presťahoval tím GQ interim, ktorý projekt prevzal na kľúč, pre Tier 1 automotive klienta tri kompletné výrobné linky do závodu v Maďarsku za 3 dni: 105 paliet materiálu (45 ton) a štyri kamióny, koordinované priamo na mieste. Pri takom zadaní sa rytmus prvého mesiaca stlačí do niekoľkých dní, poradie krokov však zostáva rovnaké.
Chcete vidieť projekty vo vašom odbore?
O nových projektoch vo vašom odbore sa dozviete medzi prvými. Registrácia je bezplatná.
Štvrtý týždeň: plán, KPI a prvý report
Na konci prvého mesiaca by mal klient dostať písomný plán do konca projektu. Obsahuje míľniky, zodpovedné osoby a niekoľko KPI, ktoré sa dajú merať každý týždeň a ktoré vedenie aj tím chápu rovnako. Pri kvalite to býva počet otvorených reklamácií a dodržanie termínov 8D, pri logistike OTIF, pri projekte termín SOP a stav PPAP.
Prvý report nech je krátky a pravdivý: čo sa zmenilo, čo nie, kde potrebujete rozhodnutie vedenia a kde hrozí eskalácia. Dlhý report bez rozhodnutí vám dôveru neprinesie.
Do plánu patrí aj odovzdanie agendy, na ktoré myslíte od prvého dňa. Komu odovzdáte procesy, kto bude viesť porady a ktoré dokumenty musia byť v poriadku, keď odídete.
V jednom z projektov GQ interim project quality engineer doplnil kvalitatívnu a projektovú dokumentáciu, koordinoval dodávateľov a riešil kritické problémy priamo u zákazníka. Projekt, ktorý bol v eskalácii, sa za 6 mesiacov dostal do sériovej výroby palubných dosiek v plánovanom termíne.
- 7 500+
- expertov v databáze GQ interim
- 1 550+
- zrealizovaných projektov
- 3 až 12
- mesiacov typický angažmán
- 2011
- od tohto roku v regióne CEE
Typické chyby v prvom mesiaci na interim projekte
Tieto chyby robia aj ľudia s dlhou praxou v riadení, pretože v trvalej pozícii mali čas ich napraviť. Na interim projekte ten čas nemáte.
- 1Strana v internej politike. V prvom týždni vám každý vysvetlí, kto za problémy môže. Počúvajte, ale cudzie spory nepreberajte. Pracujete na zadaní, ktoré vám dalo vedenie.
- 2Sľuby navyše. Termín, ktorý ste spomenuli v prvý deň, si zapamätá každý. Sľubujte až po diagnóze a radšej menej.
- 3Poradca namiesto vlastníka. Klient si neobjednal správu s odporúčaniami. Očakáva, že problém prevezmete, rozhodnete a v medziach dohodnutých právomocí ponesiete zodpovednosť za výsledok.
- 4Splynutie s firmou. Po niekoľkých týždňoch začnete vidieť veci tak ako interný tím a prestanete klásť nepríjemné otázky. Odstup je jeden z dôvodov, prečo vás firma volala, tak si ho udržte.
Čo klient od interim manažéra očakáva
Klient, ktorý volá interim experta, má zvyčajne problém, na ktorý nemá čas ani ľudí. Čaká, že rýchlo pochopíte situáciu, prevezmete zodpovednosť a budete otvorene hovoriť o tom, čo ide a čo nie. Rovnako mu záleží na tom, aby výsledky vydržali aj po vašom odchode.
Ak ste podobné situácie už riadili, opíšte ich v profile konkrétne. Ako na to, rozoberáme v článku o tom, ako napísať interim profil, ktorý si klient vyberie. Ak s interim prácou ešte len začínate, pozrite si prvé kroky, ako sa stať interim manažérom.
Aké zadania sú práve otvorené, uvidíte v databáze otvorených projektov. Profil v databáze expertov GQ interim je bezplatný a po registrácii máte prístup k aktívnym projektom. Sami si určujete, kde a na čom budete pracovať. Zaregistrujte sa do databázy expertov.
Časté otázky
Ako vyzerá interim projekt v prvom mesiaci?
Pred nástupom si písomne dohodnete zadanie a právomoci. Prvý týždeň patrí výrobe, ľuďom a dátam, v druhom a treťom týždni nasleduje diagnóza s vedením a prvé opatrenia a vo štvrtom týždni plán do konca projektu, KPI a prvý report.
Čo si má interim manažér dohodnúť pred nástupom?
Cieľ a spôsob jeho merania, rozhodovacie právomoci, komu reportuje, eskalačnú cestu, prístup k dátam a systémom od prvého dňa a to, komu na konci odovzdá agendu.
Kedy má interim manažér ukázať prvé výsledky?
Prvé viditeľné opravy prichádzajú zvyčajne v druhom a treťom týždni, keď vedenie potvrdí diagnózu. Celkový cieľ sa hodnotí na konci projektu podľa KPI dohodnutých v pláne.
Ako dlho trvá interim projekt?
Podľa zadania od niekoľkých týždňov až po niekoľko mesiacov. K dlhodobej spolupráci sa interim expert v databáze GQ interim zaväzovať nemusí a projekty si vyberá sám.